İşten Ayrılanlara İpuçları

Kurumsal bir firmada işe başladığımızda sanki o firmadan hiç ayrılmayacak ve oradan emekli olacakmışız gibi düşünürüz. Hele hele meslek hayatımızın ilk yıllarındaysak, bu his daha da kuvvetlidir. En kötü ihtimalle ayrılsak bile uzun bir vedalaşma, işleri devretme, pılını pırtını toplama sürecimiz olacağını düşünürüz. “Yahu ne var ki işten ayrılmakta, ceketimi alır giderim” diye düşünenlerimiz de olabilir. Çoğu zaman iş için kullandığımız bilgisayarımızdaki ve cep telefonumuzdaki kişisel bilgilerimizin hemen bizimle geleceğini düşünürüz. Oysa ki kapıdan çıkıp giderken bilgisayarınızı ve cep telefonunuzu ilgili birimlere teslim etmemiz gerçeğini çok geç hatırlarız. Peki ya içindekiler? Fotoğraflarınız? Cep telefonunuzdaki telefon numaraları? Bu yazımızda çok kısa işlem adımları ile bu bilgilerinizi nasıl yedekleyebileceğinizi ve yeni kullanacağınız cihazlara nasıl transfer edeceğinizi tarif etmeye çalışacağım.

Bir çok kurumsal firma e-posta, takvim, not ve kişiler uygulamaları için Microsoft Outlook ve kurumsal sunucu tarafında Microsoft Exchange kullanır. Bunun yanında akıllı telefon da kullanılıyorsa tüm veriler bilgisayar, exchange sunucu ve cep telefonu üçgeninde sürekli senkronize olmaktadır. Exchange sistem yöneticisi insan kaynaklarından almış olduğu işten ayrıldı bilgisinden sonra tek bir tuşa basarak hem bilgisayarınızdaki hem de cep telefonunuzdaki bilgileri silebilir veya sizin erişiminize kapatabilir. Bu sebeple her ne yapmanız gerekiyorsa bu süreç başlamadan/sonlanmadan önce yapmanız gerekmektedir.

İşte adım adım uygulama kılavuzu…

1. Outlook uygulamasında verileri yedeklemek

2. Yedeklenen Kişiler’in Google veya Outlook.com hesabına aktarmak

3. iPhone üzerinden kişileri yedeklemek

4. Android üzerinden kişileri yedeklemek

5. Gmail veya Outlook.com hesabınızdaki kişileri telefona geri yüklemek

Outlook uygulamasında verileri yedeklemek

Outlooktaki veriler PST (Personal Storage Table) formatındaki dosyalarda saklanır. E-posta, takvim, not ve kişiler verileriniz tek bir PST altında yedeklenebileceği gibi her bir veri grubu için farklı PST dosyaları altında da yedeklenebilir.

Outlooktaki herşeyi yedeklemek ve harici bir diske kaydetmek etik kurallara pek uygun olmayacağı için biz burada sadece Kişiler’in yedeklenmesi konusuna değineceğiz.

Konunun daha derli toplu olması için Microsoft’un hazırlamış olduğu bu linkteki makaleyi referans göstermek yerine aynı linkteki bilgileri bu yazıya dahil ediyorum.

Öncelikle Outlook uygulamasını çalıştırın,

1. Dosya‘yı ve sonra da Seçenekler‘i tıklatın.

Outlook Seçenekleri ekranı görüntülenir.

2. Gelişmiş’i ve sonra da Ver düğmesini tıklatın.

Alma ve Verme Sihirbazı iletişim kutusu görüntülenir.

3. Önce Dosyaya ver‘i ve sonra da İleri düğmesini tıklatın.

4. Yedeklenecek veri türü olarak Outlook Veri Dosyası (.pst)‘nı seçin ve ardından İleri düğmesini tıklatın.

5. Yedeklenecek öğeleri seçin.

Eğer hesap adını seçerseniz tüm Outlook verileri yedeklenir. Gelen Kutusu gibi belirli bir klasörü ya da Takvim veya Kişiler gibi bir işlevi seçerseniz, yalnızca seçili klasör veya işlevin verileri yedeklenir.

Yedeklenecek klasörleri seçtikten sonra İleri düğmesini tıklatın.

Alt klasörlerle birlikte onay kutusu seçilirse, verilen veriler Gelen Kutusu ve Gönderilmiş Öğeler gibi klasörlerde oluşturmuş olduğunuz alt klasörlerdeki verileri de içerir.

6. Yedek veriler için konum ve dosya adını belirtin.

Gözat düğmesini tıklatırsanız, Outlook Veri Dosyalarını Aç iletişim kutusu görüntülenir.

Kaydetme hedefi kutusunda, yedek verilerin kaydedileceği konumu belirtebilirsiniz. Hedefi Masaüstü olarak seçebilirsiniz. Daha sonra bu yedek dosyasını istediğiniz yere kopyalayabilir/taşıyabilirsiniz.

Dosya adı kutusuna neyi yedekliyorsanız daha sonra kolay bulmak için onun ismin verin. Örneğin Kişiler gibi.

Tamam düğmesini tıklatın.

Yedek veriler için belirttiğiniz kayıt konumu ve dosya adı Verilen dosyayı farklı kaydet kutusunda görüntülenir.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi yedeklediğiniz dosya ismi ve içeriğinin uygun olduğuna özen gösterin. Handi yedek dosyasının içinde hangi verinin olduğunu bir yere not edin.

7. Son düğmesini tıklatın

Hepsi bu kadar.

Kişiler klasörünün bir yedeğini PST olarak kaydettiniz.

Oluşturduğunuz bu yedek dosyasına son işlem adımında dilerseniz bir parola tanımlayarak kontrolünüz dışında kullanımını engelleyebilirsiniz.

 

Dilerseniz bu PST dosyasını farklı bir bilgisayardaki Outlook hesabınıza aktarabilirsiniz. Tek yapmanız gereken dosyayı bir harici diske/USB memory’ye kaydetmek veya ücretli/ücretsiz buluta transfer etmektir. Daha sonra da bu dosyayı yeni bilgisayarınıza kopyalayarak  yedekleme işleminin tersini uygulayabilirsiniz. Detayları için tıklayınız.

Ücretsiz bulut hizmeti veren pek çok firma bulunmakta. Ben Dropbox (2GB ücretsiz depolama alanı) veya Microsoft SkyDrive (7 GB ücretsiz depolama alanı) hizmetlerini önerebilirim.

Eğer Kişiler listenizi Google veya Outlook (Hotmail)’e aktarmak istiyorsanız,  4. adımdaki “Yedeklenecek veri türü olarak Outlook Veri Dosyası (.pst)‘nı seçin” işlemi yerine Sekmeyle Ayrılmış Değerler (Windows)‘u seçmenizi öneririm. Bu durumda yedek dosyanızın uzantısı .CSV olacaktır. Bu dosya formatı pek çok uygulama tarafından okunabilen standart bir formattır.

Bir sonraki sayfada CSV uzantılı kişiler yedeğimizi Google hesabımıza aktarma yöntemini anlatacağız.

Yedeklenen Kişiler’i Google veya Outlook.com Hesabına Aktarmak

Kişileri Gmail’e aktarmak için:

Yine bütünlüğü bozmamak adına Google’ın ilgili makalesindeki yöntemleri bu sayfaya taşıdım.

1. Yukarıdaki işlem adımlarında anlatılan şekilde Outlook’taki kişilerinizi CSV formatında yedeklediniz.
2. Gmail’de oturum açın.
3. Gmail sayfanızın sol üst köşesinde bulunan Gmail‘i tıklayın ve ardından Rehber‘i seçin.
4. Kişi listesinin üst tarafında bulunan Daha fazla düğmesini tıklayın ve İçe aktar…seçeneğini tıklayın.
5. Dosya Seç düğmesini tıklayın.
6. Yüklemek istediğiniz dosyayı (yedeklediğiniz kişiler dosyasını) seçin ve İçe Aktar düğmesini tıklayın.

Hepsi bu kadar. Outlook’teki kişileriniz Google hesabınıza transfer oldu.

Kişileri Outlook.com’a aktarmak için:

1. Outlook.com‘da oturum açın.
2. Sol üst köşedeki Outlook simgesinin yanında bulunan ok simgesine tıklayın. (aşağı gösteren küçük ok)
3. Açılan simgelerden Kişiler‘i seçin.
4. Ekrandaki Kişi Listenize Kişileri Ekleyin penceresinin en altındaki Dosyada içeri aktar‘ı tıklayın
5. Açılan yeni ekranda Microsoft Outlook (CSV kullanarak) seçimi işaretliyken Dosya Seç butonuna tıklayarak yedeklemiş olduğunuz dosyayı (CSV) yükleyin.
6. Yükleme tamamlandıktan sonra Kişileri İçeri Aktar butonuna tıklayın.

Outlook’teki kişileriniz Outlook (Hotmail) hesabınıza transfer oldu.

iPhone Üzerinden Kişiler’i Yedeklemek

Bu işlem için tasarlanmış birçok uygulama var. Her birini tek tek anlatmaktansa, Kişiler’i CSV veya vCard formatında dışa aktaran MCBackup  isimli ücretsiz olan uygulamayı önerebilirim. Uygulamayı App Store’dan ücretsiz indirebilrsiniz.

1. Uygulamayı çalıştırın.
2. Ekranın sağ alt köşesindeki çark simgesine dokunarak Ayarlar‘a ulaşın.
3. Export Type alanından aktarma formatını seçin. vCard veya CSV. (CSV formatını seçebilirsiniz)
4. Sol üst köşeden Done butonuna dokunarak ana ekrana dönün
5. Backup butonuna tıklayın.

Yedek alma işlemi tamamlandıktan sonra yedeklenen dosyayı e-posta ile göndermeniz için gerekli ekran belirecektir. Yedeklenmiş dosyayı kendinize mail ile yollayarak “Yedeklenen Kişiler’i Google veya Outlook.com Hesabına Aktarmak” bölümünde tarif ettiğim şekilde Gmail veya Outlook.com hesabınıza geri yükleyebilirsiniz.
Peki telefonunuzdan mail yollayamıyorsanız?

1. MCBackup uygulaması ile öncelikle bir Backup dosyası oluşturun.
2. Uygulamanın Ayarlar bölümüne gidin
3. Wi-Fi Management bölümündeki Wi-Fi anahtarını açın
4. Ekrana gelen popup içerisinde yazan IP adresini ve port numarasını gördüğünüz şekilde bilgisayarınızda internet explorer, safari chrome vb tarayıcınızın adres satırına yazıp enter tuşuna basın.
5. Ekrana gelen sayfada en son aldığınız yedek dosyasını bilgisayarınıza kaydedin.
6. Ardından Gmail veya Outlook.com hesabınıza geri yükleyebilirsiniz.

Bu işlemi yaparken bilgisayarınızın ve telefonunuzun aynı ağ içerisinde olması gerekmektedir.

Android Üzerinden Kişiler’i Yedeklemek

Android üzerinde yedekleme yapmak biraz daha basit olabilir.

1. Telefonunuzda Kişiler uygulamasını çalıştırın
2. Menü’yü açın ve Al/Ver satırına dokunun
3. Ekrana gelen ikinci pencerede SD Karta Yedekle satırına dokunun
4. SD karta yedeklenmiş olan dosyayı, Gmail veya Outlook.com hesabınıza geri yükleyebilirsiniz.

Gmail veya Outlook.com Hesabınızdaki Kişileri Telefona Geri Yüklemek

Bunu için gereken tek şey telefonunuza Gmail veya Outlook.com mail hesabınızın ayarlarını yapmak ve Kişiler’i de senkronize etmesini söylemek.

iPhone’da Gmail veya Outlook.com (Hotmail) Hesabı Tanımlama

1. Ayarlar‘a girin
2. Mail, Kişile, Takvim‘e dokunun
3. Hesap Ekle‘ye dokunun
4. Gmail veya Hotmail simgesine dokunun
5. Gerekli alanları doldurarak (İsim, soyisim, mail adresi, parola vb) işlemi bitirin.

Android’de Gmail Hesabı Tanımlama

Android telefonlarda telefonunuzun ilk kurulumu esnasında girmiş olduğunuz Google hesabınız sayesinde Kişiler otomatik olarak senronize olacaktır.

Artık Gmail veya Outlook.com hesabınızdaki kişiler telefonunuz ile senkronize olacaktır.

Faydalı olması dileğiyle…